E-Invoicing in Dubai und den VAE: Pflichten, Fristen und was sich an der Rechnung ändert

1. Was E-Invoicing genau ist

Der Begriff wird häufig missverstanden. Eine E-Rechnung im Sinne der neuen Vorschriften ist nicht eine per E-Mail versandte PDF-Datei und auch kein gescanntes Dokument. Beides sind aus Sicht der Behörde statische Bilder, die maschinell nicht ausgewertet werden können.

Gemeint ist ein strukturierter Datensatz im XML-Format, dessen Felder einem festgelegten Schema folgen – dem PINT-AE-Datenwörterbuch der VAE. Jedes Feld hat eine definierte Bedeutung, sodass die Rechnung von Systemen gelesen, geprüft und verbucht werden kann, ohne dass ein Mensch sie abtippt.

Das Fünf-Ecken-Modell

Die VAE setzen auf das internationale Peppol-Netzwerk und haben es um eine fünfte Station erweitert. Der Weg einer Rechnung:

• Ecke 1 – Der Rechnungssteller. Erzeugt die Rechnungsdaten im eigenen Buchhaltungs- oder ERP-System.
• Ecke 2 – Dessen akkreditierter Dienstleister (ASP). Wandelt die Daten in das vorgeschriebene Format, prüft sie auf Vollständigkeit und Plausibilität und leitet sie weiter.
• Ecke 3 – Der Dienstleister des Empfängers. Nimmt die Rechnung entgegen, prüft erneut und stellt sie zu.
• Ecke 4 – Der Rechnungsempfänger. Erhält die Rechnung in verarbeitbarer Form.
• Ecke 5 – Die Federal Tax Authority. Erhält von den Dienstleistern zeitnah die steuerrelevanten Daten zu jeder Rechnung.

Diese fünfte Ecke ist der eigentliche Kern der Reform. Die Steuerbehörde sieht Umsätze künftig nicht mehr erst mit der Quartalserklärung, sondern nahezu in dem Moment, in dem die Rechnung entsteht. Fachlich spricht man von einer laufenden Transaktionskontrolle.

Der akkreditierte Dienstleister

Ohne einen Accredited Service Provider (ASP) ist die Teilnahme technisch nicht möglich. Sowohl Rechnungssteller als auch Rechnungsempfänger müssen einen bestellen. Die Zulassung dieser Anbieter regelt eine eigene Ministerialverordnung; die Liste führt das Finanzministerium.

Wichtig für die Erwartungshaltung: Ein ASP ist ein technischer Übertragungsdienstleister, kein Steuerberater. Er prüft, ob ein Feld gefüllt ist – nicht, ob der Inhalt steuerlich richtig ist. Darauf kommt Abschnitt 8 zurück.

3. Wer betroffen ist

Erfasst sind alle Personen, die in den VAE unternehmerisch tätig sind – Festland wie Freezone, große Unternehmen wie Einzelunternehmer. Der Freezone-Status begründet keine Ausnahme. Auch ausländische Gesellschaften, die in den VAE für die Mehrwertsteuer registriert sind, fallen darunter.

Erfasst sind Umsätze zwischen Unternehmen (B2B) und an staatliche Stellen (B2G).

Was zunächst ausgenommen bleibt

• Geschäfte mit Privatkunden (B2C) – bis auf Weiteres nicht erfasst
• Hoheitliches Handeln staatlicher Stellen ohne Wettbewerb zum Privatsektor
• Internationale Personenbeförderung im Luftverkehr mit elektronischem Ticket sowie damit verbundene Nebenleistungen
• Internationaler Luftfrachtverkehr mit Luftfrachtbrief – befristet auf 24 Monate ab Inkrafttreten
• Von der Mehrwertsteuer befreite sowie dem Nullsatz unterliegende Finanzdienstleistungen

Für Umsätze innerhalb einer Mehrwertsteuergruppe besteht eine Übergangsfrist von 24 Monaten ab dem 1. Januar 2027; grundsätzlich erfasst sind sie gleichwohl.

Ein Hinweis zur Einordnung: Die B2C-Ausnahme gilt ausdrücklich „bis auf Weiteres". Ein Einzelhandels- oder Gastronomiebetrieb sollte sie nicht als dauerhaft einplanen.

4. Zeitplan und Schwellen

Zur Umsatzschwelle: Maßgeblich ist der Bruttoertrag der jüngsten Rechnungsperiode nach dem Jahresabschluss. Für die überwiegende Mehrheit der deutschsprachigen Mittelständler in den VAE gilt damit die zweite Stufe – System aktiv ab 1. Juli 2027.

5. Was sich an der Rechnung selbst ändert

Die vereinfachte Rechnung entfällt

Bislang darf eine vereinfachte Steuerrechnung ausgestellt werden, wenn der Empfänger nicht registriert ist oder wenn das Entgelt gegenüber einem registrierten Empfänger 10.000 AED nicht übersteigt. Für Unternehmen im E-Invoicing-System entfällt diese Erleichterung. Jede erfasste Rechnung muss den vollständigen Datensatz enthalten.

Gutschriften und Korrekturen

Storno, Minderung, Rückabwicklung und Fehlerkorrektur erfolgen über eine elektronische Gutschrift, die denselben Weg nimmt wie die Rechnung. Eine formlose Korrektur per E-Mail oder eine handschriftliche Anpassung ist ausgeschlossen.

Frist zur Ausstellung

Die Rechnung ist innerhalb von 14 Tagen nach dem steuerauslösenden Ereignis auszustellen. Diese Frist gilt schon heute, gewinnt im neuen System aber an Schärfe: Die Übermittlung ist protokolliert und für die Behörde nachvollziehbar.

Aufbewahrung

Elektronische Aufzeichnungen sind so zu speichern, dass sie vollständig, unverändert und für die Steuerbehörde abrufbar bleiben. Die Fassung 1.1 der Leitlinien lässt inzwischen auch eine Speicherung außerhalb der VAE beziehungsweise in der Cloud zu, sofern der Zugriff der Behörde sichergestellt ist.

6. Rechnungen im Inland

Hier greift das System vollständig. Beide Seiten – Rechnungssteller und Empfänger – müssen an einen akkreditierten Dienstleister angebunden sein. Die Rechnung wandert über beide Dienstleister zum Empfänger, die steuerrelevanten Daten gehen parallel an die Behörde.

Bei registrierten Empfängern ist die Steuernummer (TRN) des Empfängers Pflichtangabe. Ist der Geschäftspartner noch nicht angebunden, sieht das Regelwerk vordefinierte Kennungen vor, mit denen die Rechnung dennoch verarbeitet und gemeldet werden kann.

Praktische Folge: Die eigene Anbindung genügt nicht. Wer Rechnungen empfängt, braucht ebenfalls einen Zugang – sonst kommen Eingangsrechnungen nicht in verwertbarer Form an, was den Vorsteuerabzug gefährdet.

7. Rechnungen ins Ausland, etwa in den DACH-Raum

Dieser Punkt wird in der öffentlichen Diskussion am häufigsten falsch dargestellt. Die verbreitete Annahme lautet, Exporte seien nicht betroffen, weil der Kunde ohnehin nicht am Netzwerk teilnimmt. Das trifft nicht zu.

Ausfuhrumsätze sind vom System erfasst. Der Rechnungssteller in den VAE muss die Rechnung auch dann im vorgeschriebenen Format erzeugen und über seinen Dienstleister an die Steuerbehörde melden, wenn der Empfänger in Deutschland, Österreich oder der Schweiz sitzt.

Wie das praktisch abläuft

• Die Rechnung wird im vorgeschriebenen Datenformat erzeugt und über den Dienstleister an die Steuerbehörde gemeldet.
• Verfügt der ausländische Kunde über keine Peppol-Kennung, wird eine vordefinierte Ersatzkennung für Exportfälle verwendet.
• Das kaufmännische Dokument geht dem Kunden weiterhin auf gewohntem Weg zu – als PDF per E-Mail oder über ein Portal.

Für den Kunden im DACH-Raum ändert sich also nichts. Er muss weder einem Netzwerk beitreten noch Software anschaffen. Die Umstellung betrifft ausschließlich die Seite des Rechnungsstellers in den VAE.

Zu beachten ist, dass die steuerliche Behandlung im Datensatz korrekt abgebildet werden muss – ein Ausfuhrumsatz zum Nullsatz erfordert andere Felder als ein Inlandsumsatz mit 5 Prozent. Genau hier entstehen die typischen Fehler.

Unabhängig davon bestehen in Deutschland, Österreich und der Schweiz eigene Vorgaben zur elektronischen Rechnung, die sich nach dortigem Recht richten und mit dem System der VAE nicht deckungsgleich sind. Wer Kunden im DACH-Raum beliefert, sollte deren Anforderungen gesondert klären; dieser Beitrag behandelt ausschließlich die Rechtslage der VAE.

8. Strafen

Der Sanktionsrahmen ergibt sich aus Kabinettsbeschluss Nr. 106 von 2025 und gilt nur für Unternehmen, die zur Teilnahme verpflichtet sind. Freiwillige Teilnehmer sind ausgenommen.

Die erste Position ist die gefährlichste, weil sie monatlich fortläuft, bis die Anbindung tatsächlich steht. Die zweite wirkt gering, summiert sich bei hohem Belegaufkommen jedoch schnell: Bei 300 Ausgangsrechnungen im Monat entstehen aus einer fehlerhaften Schnittstelle 30.000 AED, bevor sie überhaupt auffällt.

Hinzu kommt der allgemeine Sanktionsrahmen für nicht ordnungsgemäße Rechnungen aus Kabinettsbeschluss Nr. 129 von 2025. Und über allem steht die eigentliche Folge: Ein Kunde, der aus einer fehlerhaften Rechnung keine Vorsteuer ziehen kann, wird den Betrag zurückhalten.

9. Warum das in fachkundige Hände gehört

Die technische Anbindung erledigt der akkreditierte Dienstleister. Was er nicht erledigt, ist die steuerliche Beurteilung der Daten, die er überträgt. Ein ASP prüft, ob ein Pflichtfeld gefüllt ist – nicht, ob der Inhalt richtig ist.

Zwischen dem Buchhaltungssystem und der Meldung an die Behörde liegt genau die Arbeit, die fachliches Urteil verlangt:

• Zuordnung des Geschäftsvorfalls. Inlandsumsatz, Ausfuhr, Reverse Charge, Anzahlung, Dauerleistung, fiktive Lieferung – jede Konstellation verlangt eine eigene Abbildung im Datensatz.
• Steuerliche Behandlung. Regelsatz, Nullsatz oder Befreiung müssen zutreffend gesetzt und begründet sein. Ein zu Unrecht als Ausfuhr behandelter Umsatz wird nun unmittelbar sichtbar.
• Stammdatenpflege. Steuernummern der Kunden, Kennungen im Netzwerk, Adressdaten, Ersatzkennungen für Auslandsfälle.
• Abstimmung mit der Erklärung. Die gemeldeten Rechnungsdaten und die Mehrwertsteuererklärung müssen zusammenpassen. Abweichungen führen zu Rückfragen.
• Fehlerbehandlung. Zurückgewiesene Rechnungen, Systemausfälle mit Meldepflicht, nachträgliche Korrekturen über elektronische Gutschriften.

Hinzu kommt die laufende Kommunikation mit der Steuerbehörde: Rückfragen zu einzelnen Meldungen, Klärung abweichender Daten, freiwillige Offenlegung bei erkannten Fehlern, Reaktion auf Prüfungsanfragen. Diese Korrespondenz erfolgt in englischer Sprache und setzt Kenntnis der Verfahrensvorschriften voraus.

Sinnvoll ist daher eine klare Aufgabenteilung: Der akkreditierte Dienstleister stellt die Leitung, die Buchhaltung sorgt dafür, dass durch diese Leitung die richtigen Daten laufen – und übernimmt den Schriftwechsel mit der Behörde.

10. Was jetzt zu tun ist

Für Unternehmen der zweiten Stufe – also unter 50 Mio. AED Umsatz – ist der 1. Juli 2027 der Stichtag. Das klingt fern, ist es aber nicht: Vor der Aktivierung liegen Auswahl des Dienstleisters, Anbindung der Software, Bereinigung der Stammdaten und eine Testphase.

• Bis Ende 2026: Prüfen, ob das eingesetzte Buchhaltungssystem die geforderte Anbindung unterstützt. Ältere oder rein tabellenbasierte Lösungen tun das in der Regel nicht.
• Anfang 2027: Akkreditierten Dienstleister auswählen und Vertrag schließen. Frist zur Bestellung ist der 31. März 2027.
• Erstes Halbjahr 2027: Stammdaten bereinigen – Steuernummern der Kunden vollständig, Adressen korrekt, Artikelstämme mit zutreffendem Steuerschlüssel.
• Vor dem 1. Juli 2027: Testbetrieb mit echten Belegen, Abgleich der Meldungen, Schulung der Beteiligten.

Die freiwillige Teilnahme seit Juli 2026 steht offen und hat einen praktischen Vorteil: Fehler in der Testphase lösen keine Strafen aus, weil der Sanktionsrahmen nur für verpflichtete Teilnehmer gilt.

11. Häufige Fragen